14 Июля 2020

Новые возможности 1С-ЭДО: внутренний электронный документооборот

Внутренний ЭДО рис.1.pngВ сервисе 1С-ЭДО пользователи 1С могут обмениваться с контрагентами любыми электронными документами: каталогами товаров, заказами, накладными, актами, УПД/УКД, произвольными электронными документами. Для таких электронных документов реализована возможность использования электронной подписи и настройки маршрутов подписания документов. Для входящих электронных документов имеется возможность сопоставлять номенклатуру электронного документа с данными информационной базы и автоматически создавать документ для отражения в учете.

Но электронный документооборот может использоваться не только при обмене между организациями. В текущих реалиях компании ищут возможности более широкого применения ЭДО. 

По просьбам пользователей поддержана возможность использования электронной подписи и электронного документооборота для внутренних документов информационной базы. Новый функционал позволит сотрудникам компании, в том числе работающим удаленно, оформлять документы быстро, без необходимости их распечатывания и заверения рукописной подписью. Для компании – это способ не только оптимизировать свои бизнес-процессы по оформлению любых хозяйственных операций, но снизить затраты на расходные материалы и бумагу.

Пользователи могут подписывать такие документы, как авансовый отчет, расходный кассовый ордер, инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, отчет производства за смену и многие другие документы.


Как реализовано подписание внутренних документов

Если документ в программе 1С имеет печатную форму, то его можно подписать электронной подписью и такой документ при просмотре в программе будет отображаться со штампом (отметкой) электронной подписи. Процесс направления документов на подписание выглядит так: 

Внутренний ЭДО рис.2.png

Каждый электронный документ может быть закреплен за своим ответственным, что позволяет распределять обработку электронных документов между сотрудниками и отслеживать электронный документооборот. Возможность подписания внутренних документов реализована как в формах документов и списке документов, так и в форме «Текущие дела ЭДО». При необходимости электронный документ возможно отклонить или аннулировать.

Ст. 5 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 "Об электронной подписи" определяет следующие виды электронной подписи – простую и усиленную. Для подписания внутренних документов информационной базы с помощью сервиса 1С-ЭДО можно использовать как простую, так и усиленную квалифицированную подпись. В качестве простой электронной подписи применяется логин и пароль, с которыми пользователь входит в информационную базу 1С. Доступны шаблоны документов, которые обеспечивают правовые основания применять простую подпись для подписания внутренних документов: Положение об использовании простой электронной подписи, Приказ об утверждении Положения и Лист ознакомления сотрудника с Положением.


Как начать использовать внутренний ЭДО

Для использования нового функционала в программе 1С в "Администрировании" должны быть включены опции "Сервисы ЭДО" и "Использовать внутренние электронные документы" (последняя опция будет доступна, если функционал встроен в прикладное решение). В этом случае в печатной форме документа появится гиперссылка с предложением оформить документ в электронном виде. При переходе по гиперссылке откроется помощник настройки.

Внутренний ЭДО рис.3.png

Помощник последовательно предложит указать основные параметры для внутреннего ЭДО: выбрать тип электронной подписи, добавить или заказать сертификаты, задать маршрут подписания. При выборе простой электронной подписи будет предложено сформировать документы, обеспечивающие легитимность применения данного типа подписи для внутреннего электронного документооборота.

Для получения уведомлений о необходимости подписания документов, потере актуальности электронного документа, отклонении или аннулировании внутреннего электронного документа нужно включить систему взаимодействия – сервис 1С:Диалог. Опция называется «Использовать сервис 1С:Диалог» и находится в «Администрировании / Настройки программы».

Возможность формирования и отправки учетного документа контрагенту через сервис 1С-ЭДО, печатная форма которого настроена в программе 1С для внутреннего ЭДО, пока не поддерживается.


Настройка при использовании внутреннего ЭДО

Если по организации уже была создана настройка внутреннего ЭДО для одного вида документа учета, то настроить использование других видов документов можно из справочника «Организации», нажав на кнопку «ЭДО» и выбрав пункт «Настройки внутреннего ЭДО». Здесь можно выбрать виды документов, которые будут использоваться для подписания, настроить список печатных форм по каждому документу, а также настроить маршрут подписания – как общий для всех печатных форм документа, так и раздельно по каждой.

Внутренний ЭДО рис.4.png

Кроме того, просмотреть и при необходимости изменить настройки внутреннего документооборота возможно также из формы общих настроек ЭДО.


Функционал внутреннего ЭДО реализован в БЭД (1С:Библиотеке электронных документов) версии 1.7.2 и будет доступен по мере обновления прикладных решений. С пользовательской документацией можно ознакомиться на сайте ИТС.

Видеоинструкция по использованию функционала внутреннего ЭДО

Ваше сообщение отправлено.