2 марта 2016

1С-ЭДО обеспечил оперативный обмен юридически значимыми документами между 16 территориально-удаленными подразделениями ЗАО «Спецнефтетранс»

Почему «1С-ЭДО»?

В 2011 году головная компания ЗАО «Спецнефтетранс» открыла новое направление деятельности и начала оказывать своим дочерним организациям лизинговые услуги. В связи с этим в последнее время значительно увеличился объем документооборота предприятия. На оформление бумажных документов и их передачу между подразделениями стало уходить все больше времени. Предприятию требовался современный инструмент, который позволил бы ускорить обмен документами внутри компании.

Кроме того, необходимо было оптимизировать документооборот с контролирующими органами — упростить поиск и представление первичных документов по требованию ИФНС.

Деятельность лизинговой компании ведется под пристальным вниманием контролирующих органов. Сотрудники нашей компании тратили много времени на поиск, распечатку и отправку целых томов с первичной документацией в ФНС, не говоря уже про финансовые затраты на эти отправки. Поэтому одной из важнейших задач стала оптимизация взаимодействия при прохождении налоговых проверок»

Габдуллин Руслан Фанузович,
директор Информационно-технологического центра

Для решения поставленных задач был выбран 1С-ЭДО — сервис фирмы «1С», который позволяет обмениваться юридически значимыми документами в электронном виде через интернет прямо из программ системы «1С: Предприятие».

Первые шаги в 1С-ЭДО или «как преодолеть привычку?»

С технической точки зрения переход на 1С-ЭДО занял всего месяц. За это время сервис был подключен к корпоративной системе компании, созданной на основе решения «1С: Управление производственным предприятием», были настроены рабочие места ЭДО, установлены средства криптографии, проведен ряд организационных мероприятий.

Партнерами по проекту стали ООО «Развитие плюс» и ГК «Автоматизация учета». Специалисты компаний оказывали консультационную поддержку внедрения 1С-ЭДО, в т. ч. помогли разработать «Соглашение об обмене электронными документами».

В каждом из дочерних обществ компании есть ответственный сотрудник с правом подписи (чаще всего это главный бухгалтер или его заместитель), который выполняет функции согласования, утверждения и подписания электронных документов. На первом этапе подключения 1С-ЭДО права цифровой подписи были настроены для сотрудников, выполняющих вспомогательные функции — прием и получение электронных документов. Далее были оформлены электронные подписи на ответственных на предприятиях группы компаний.

Первый обмен электронными документами состоялся в январе 2014 года. Еще полгода занял переходный период, когда электронные документы компании дублировались бумажными. Сотрудникам предприятия нужно было время, чтобы адаптироваться к новому способу работы с документами.

В течение шести месяцев после запуска 1С-ЭДО мы дублировали электронные документы бумажными. Но это был скорее психологический момент. Бухгалтерам очень хотелось подложить что-то осязаемое в папки с документами так, как они привыкли это делать с бумажными оригиналами. А что если документ потеряется? А где он хранится? Как его найти? — С такими опасениями мы сталкивались в течении этого периода. Иногда, электронные оригиналы распечатывали и со штампиками отправляли контрагентам. Приходилось звонить и объяснять коллегам, что больше высылать бумажные документы нет смысла»

Пикулев Сергей Михайлович,
ведущий инженер-программист

Ключевым, переломным фактором для полного отказа от бумажных документов стало объективно возросшее количество бумажных документов, которые специалисты предприятия просто перестали успевать оформлять в необходимый срок.

Настаиваем на электронном документообороте

Сегодня 1С-ЭДО успешно используется для обмена документами между головной компанией Спецнефтетранса и его 15 дочерними обществами — автотранспортными и дорожными, ведутся работы по подключению к сервису ремонтных обществ. Бухгалтеры теперь не дублируют счета и договора на бумаге, а настаивают на выставлении электронных документов и самостоятельно контролируют их прием и подписание на другой стороне.

С внешними контрагентами предприятие пока работает только на прием электронных документов.

1С-ЭДО — положительный эффект очевиден

Мы не считали эффект от внедрения в цифрах, но мы видим, что эффект есть. Если вдруг что-то происходит с обменом электронными документами — бухгалтера бьют тревогу. Для нас это показатель удовлетворенности бизнес-заказчика. Также хочу отметить, что наша налоговая принимает электронные документы, и им и нам стало более удобно взаимодействовать. Удобно, что документы теперь просто найти, они не теряются, не надо жать пока они, например, доедут до Западной Сибири и обратно. Раньше это могло затянуться на 2-3 недели, а если бумажный документ еще и потеряется — приходилось долго и сложно его восстанавливать. Эффект от сокращения времени ожидания для нас очевиден»

Габдуллин Руслан Фанузович,
директор Информационно–технологического центра

В числе ключевых преимуществ использования 1С-ЭДО руководство ЗАО «Спецнефтетранс» отмечает:

Уменьшение трудозатрат на обработку документов и снижение ошибок при их оформлении, поскольку входящие документы формируются в программе 1С автоматически, на основе полученных электронных документов.
Сокращение рисков утери важных документов: документы не теряются, так как хранятся в электронном виде.
Быстрый поиск нужного документа в электронном архиве.
Ускорение процессов согласования, утверждения и подписания документов.
Существенное сокращение времени на обмен документами между территориально-удаленными подразделениями.
Стопроцентная гарантия доставки документов: бухгалтер, обладающий электронной цифровой подписью, отправляет счета-фактуры прямо со своего рабочего места и тут же получает подтверждение факта доставки.
Оптимизация взаимодействия с налоговыми органами, сокращение времени на подбор документов по требованию ФНС и, как следствие, снижение рисков при прохождении налоговых проверок.
Снижение бумажной волокиты и экономия на почтовых расходах.

ЗАО «Спецнефтетранс» было сформировано в 2005 году на базе транспортного подразделения ПАО «ЛУКОЙЛ» — лидера топливно-энергетического комплекса России. Сегодня — это крупный транспортный холдинг, занимающийся предоставлением транспортных услуг и дорожным строительством. Предприятие является лидером в инфраструктуре услуг автотранспорта и спецтехники ПАО «ЛУКОЙЛ», а также оказывает транспортные, строительные и ремонтные услуги внешним заказчикам. В частности, компания участвует в строительстве автодорог Пермского края, а одно из его ремонтных подразделений — ООО «Автодормашсервис» — в 2013 году стало авторизованным дилерским центром ПАО «КАМАЗ». На текущий момент дочерние предприятия холдинга успешно работают в шестнадцати регионах Российской Федерации — от Ненецкого автономного округа на Крайнем Севере до Астрахани в Нижнем Поволжье и от Смоленской области на западе России до Ханты-Мансийского автономного округа в Западной Сибири.