6 июня 2016

Компания TNT, один из крупнейших мировых экспресс-перевозчиков, переходит на электронный документооборот с клиентами и поставщиками

Причины перехода на электронный документооборот

К середине 2015 года у нас сложился очень благоприятный период для перехода на систему электронного документооборота: мы принципиально меняли свою биллинговую систему, а изменения в законодательстве уже позволяли переходить на юридически значимый электронный документооборот между контрагентами. Финансовый директор TNT поставил задачу создать систему, в которой функционал ЭДО был бы полностью реализован. Изначально эта задача была ориентирована на клиентов, но мы были готовы к тому, чтобы принимать в своей системе ЭДО и документы от поставщиков. В конечном итоге, реализация проекта по внедрению системы ЭДО, должна была решить комплексно обе задачи — организовать быстрый обмен электронными документами и с клиентами и с поставщиками»

Ковалев Александр Александрович,
руководитель группы по выставлению счетов

Ключевыми целями перехода TNT на электронный документооборот стали:

Сокращение затрат на пересылку документации:
Отправка пакета документов контрагенту с курьером, стоит в настоящее время, минимум, 50 рублей за пакет. Расценки провайдеров, предоставляющих услуги обмена электронными документами, значительно ниже.
Продолжение сотрудничества с крупными партнерами, которые перешли на обязательный электронный документооборот со своими клиентами и поставщиками.
Повышение скорости доставки пакетов документов к контрагентам:
У множества клиентов TNT, особенно у тех, которые ведут учет по западным стандартам и являются частью группы компаний, очень короткие сроки для закрытия месяца. Закрывающие документы таким компаниям нужны буквально уже на следующий день после отгрузки.

Выбор операторов и технических решений для создания системы ЭДО

В компании используется несколько разных учетных программ, в том числе на основе 1С. В первую очередь при выборе оператора руководство учитывало возможности «1С: Предприятия 8», где уже встроен функционал ЭДО. Одним из первых операторов, с которым начала сотрудничать TNT, стал «Такском».

Особенности внедрения системы ЭДО в TNT

Внедрение ЭДО выполнялось одновременно с оптимизацией системы внутреннего документооборота компании. Проект длился около года. В компании используется несколько разных учетных программ, в том числе на основе 1С. В первую очередь при выборе оператора руководство учитывало возможности «1С: Предприятия 8», где уже встроен функционал ЭДО. Одним из первых операторов, с которым начала сотрудничать TNT, стал «Такском». В бухгалтерскую программу, которая используется в TNT для выставления счетов клиентам, был встроен блок, ответственный за отправку пакетов электронных документов.

Некоторое время нам потребовалось для того, чтобы найти клиентов для тестирования системы ЭДО — для всех это было еще ново. Мы вместе изучали этот вопрос и с технической, и с юридической стороны, были в этом одними из пионеров»

Ковалев Александр Александрович,
руководитель группы по выставлению счетов

Подключение и тестирование модуля ЭДО, в целом, заняло около месяца.

Для того, чтобы сделать переход на новую систему работы с документами менее болезненным для сотрудников, в компании была разработана бонусная схема премирования, которая основана на достижении определённых KPI. В результате специалисты компании быстро включились в работу по новой схеме и оценили преимущества электронного документооборота.

Преимущества использования электронного документооборота

Сокращение времени на обмен документами между контрагентами

Появилась возможность быстро обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами — счетами, актами выполненных работ, уточняющими документами, актами сверок, договорами. Если пересылка документа в бумажном виде может занимать от нескольких часов до нескольких дней, то с помощью ЭДО любой документ доставляется контрагенту за считанные минуты.

Снижение затрат на доставку документов

Экономическая эффективность использования ЭДО оценивается в компании по нескольким KPI. В первую очередь, это — доля электронных счетов в общем количестве выставляемых счетов, а также среднее количество счетов, неоплаченных по итогам месяца.

У нас есть внутренние KPI по ЭДО. Во-первых — это процент счетов, которые мы оформляем ежемесячно в электронном виде. Наша система 1С считает, какие счета отправились клиентам на бумаге, а какие были выставлены в электронном виде. На конец 2015 года уже 15% счетов мы оформляли только в электронном виде. Точно в рублях сокращение затрат на доставку счетов мы пока не оценивали, но экономия существенная.

Еще один KPI — Days sales outstanding, среднее количество неоплаченных счетов на конец месяца, выражаемое в днях. Этот показатель, в том числе, зависит от того, как быстро клиенты получают счет, чтобы проверить его и оплатить. Если счет идет долго по почте — случаются просрочки в оплате. После внедрения системы ЭДО этот показатель по сравнению с 2013-м и 2014 годом увеличился как минимум на два дня на конец декабря. То есть, экономический эффект на лицо: когда у вас увеличивается скорость конвертации выручки в деньги — увеличивается и ваш оборотный капитал, соответственно, вы меньше будете занимать у банка денег, если занимаете. Если вы не занимаете, то вы больше размещаете депозитов»

Елена Сергеевна Воронина,
финансовый директор поясняет

Сокращение времени согласования документов

Ранее документы от поставщиков передавались на согласование из одного подразделения в другое в бумажном виде. Ответственный сотрудник согласовывал счет и передавал его в бухгалтерию так же в бумажном виде. Теперь, оформленные в электронном виде документы быстро передаются на согласование по электронной почте и далее — напрямую поступают в бухгалтерию. Документы, полученные от поставщиков также можно быстро скачать из электронной системы оператора и направить на согласование.

Когда входящий документ отсылается инициатору на проверку, в электронном письме указывается номер закупочного ордера — это нужно для того, чтобы бухгалтер мог указать этот номер при формировании проводки. Если нужна дополнительная детализация при согласовании документов с клиентом — все необходимые критерии (номер ордера, номер паспорта сделки и т. п.) указываются в документе непосредственно в 1С.

Все это, в целом, экономит время на согласование документов и их передачу между участниками процесса.

Надежное хранение документов

Все оформляемые документы хранятся в учетных системах компании. Входящие электронные документы также хранятся в электронном виде и не распечатываются. При необходимости, например, в случае налоговой проверки, электронный документ с ЭП можно быстро получить через электронную систему оператора. Утрата документов исключена.

TNT — одна из крупнейших компаний экспресс-перевозчиков в мире. Ежедневно TNT доставляет около 1 миллиона документов, посылок и палетизированных грузов. Компания имеет собственные воздушные и автодорожные сети доставки «от двери до двери» в Европе, Юго-Восточной Азии, Америке, Африке и на Ближнем Востоке. Выручка TNT в 2015 году составила 6,9 миллиарда евро.

В России TNT работает c 1989 года и располагает 13 собственными и 72 партнерскими отделениями, а также широкой сетью пунктов приема отправлений. Ежемесячно TNT выполняет около 125 тысяч заказов по доставке отправлений в Россию и из России. Охват региональной сети 11000 городов и населенных пунктов РФ.