Порядок подключения внутреннего электронного документооборота

Дата обновления: 27.07.2020
Номер карточки: SD0023757

Видеоинструкция




Текстовая инструкция

Электронный документооборот позволяет оформить внутренние документы организации в электронном виде с использованием простой или усиленной квалифицированной подписи. Функционал внутреннего ЭДО реализован в БЭД (1С:Библиотеке электронных документов) версии 1.7.2.

Для возможности обмена электронными документами с электронной подписью необходимо перейти в Администрирование – Обмен электронными документами и установить флаг в поле Электронные подписи.

Внутренний ЭДО рис.1.jpg

Затем необходимо развернуть группу обмен с контрагентами и установить флаг в поле Сервисы ЭДО, после этого установить флаг Использовать внутренние электронные документы.

Внутренний ЭДО рис.2.jpg

В журналах документов учётной системы появился столбец Состояние ЭДО.

Внутренний ЭДО рис.3.jpg

Для формирования внутреннего электронного документа необходимо выбрать соответствующий документ учётной системы, нажать ЭДО – Просмотреть электронный документ или перейти по ссылке Состояние ЭДО.

Внутренний ЭДО рис.4.jpg

В открывшемся мастере настройки электронного документооборота необходимо пройти несколько шагов (количество шагов зависит от типа электронной подписи).

На первом шаге необходимо выбрать вид электронной подписи.

Чтобы электронные документы имели юридическую силу, их необходимо подписывать электронной подписью. Ст. 5 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 "Об электронной подписи" определяет следующие виды электронной подписи – простую и усиленную. Для подписания внутренних документов информационной базы с помощью сервиса 1С-ЭДО можно использовать как простую, так и усиленную квалифицированную подпись. 


1. Усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо наличие программы криптографии, а также соответствующего сертификата.

Внутренний ЭДО рис.5.png

При использовании усиленной квалифицированной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, а также вариант настройки.

При выборе я буду подписывать документы, на следующих шагах мастера будет произведен поиск установленной на рабочем месте программы криптографии, а также сертификата усиленной квалифицированной подписи.

Внутренний ЭДО рис.6.png

Если программа криптографии отсутствует, мастер предложит выполнить её установку.

Примечание. Обращаем Ваше внимание, что на одном рабочем месте не рекомендуется одновременная установка двух криптопровайдеров (КриптоПро и VIPNet). Также дополнительно сообщаем, что сертификаты, выпущенные под КриптоПро, не будут работать с VIPNet, так же как и сертификаты, выпущенные под VIPNet, не будут работать с КриптоПро. Также информируем, что программа КриптоПро CSP предоставляется на платной основе, необходимо приобретение лицензии. 

Внутренний ЭДО рис.7.png

Если программа криптографии установлена, на следующем шаге произойдёт поиск доступных сертификатов. Если сертификат не определился, мастер предложит Заказать сертификат через сервис 1С-Подпись или Добавить сертификат из установленных на компьютере.

Более подробно о том, как установить сертификат в хранилище «Личное», можно ознакомиться, перейдя по ссылке  http://1c-edo.ru/handbook/28/4011/.

Внутренний ЭДО рис.8.png

Более подробно о том, как получить 1С-Подпись, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/28/4285/.

Если сертификат установлен в хранилище, но при нажатии Добавить сертификат отсутствует в списке, то пользователь указанный в сертификате, отличен от пользователя, под которым произошла авторизация в программном продукте 1С. Необходимо установить флаг в поле Показывать все сертификаты.

Внутренний ЭДО рис.9.png

Затем выбрать необходимый сертификат и нажать Далее.

Внутренний ЭДО рис.10.jpg

В открывшемся окне необходимо сверить пользователя, указанного в сертификате с пользователем, под которым произошла авторизация в 1С.

Внутренний ЭДО рис.11.jpg

Если пользователь отличен, необходимо вернуться на шаг 2 и выбрать Я настраиваю подписание для других сотрудников. При данном варианте мастер не будет производить поиск программы криптографии и доступных сертификатов.

Внутренний ЭДО рис.12.png


2. Простая электронная подпись

В качестве простой электронной подписи применяется логин и пароль, с которыми пользователь входит в информационную базу 1С. Для её применения потребуется утвердить Положение об использовании простой электронной подписи, а также распечатать и подписать Уведомление у соответствующих сотрудников.

Внутренний ЭДО рис.13.png

При использовании простой электронной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, которая будет применяться для формирования электронного документа.

Внутренний ЭДО рис.14.png

На следующем шаге мастера необходимо указать, кто будет подписывать документ.

Вариант Укажу список подписантов применим, когда не определён постоянный перечень сотрудников, участвующих в подписании и их необходимо будет заполнить вручную при создании документа.

Внутренний ЭДО рис.15.png

В созданной настройке для печатной формы будет выбран маршрут Указывать при создании документа, то есть при каждом формировании электронного документа необходимо будет заполнить список подписантов.

Внутренний ЭДО рис.16.png

Маршрут подписания применяется, когда список подписантов неизменен, для гибкой настройки правил подписания, и последующего их использования.

Внутренний ЭДО рис.17.png

При создании маршрута подписания необходимо указать наименование, вид подписи: простая или квалифицированная. После чего необходимо  добавить логическое условие, нажав Добавить группу: поставить все подписи по порядку, поставить любую из подписей, поставить все подписи (условия можно чередовать для более гибкой настройки правил подписания). Затем необходимо добавить подписантов (пользователей информационной базы).

Внутренний ЭДО рис.18.png


Более подробно о том, как создать маршрут подписания, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/22/4079/.

В мастере настройки необходимо выбрать созданный маршрут, при необходимости установить флаг в поле Использовать для последующих документов.

Внутренний ЭДО рис.19.png

При использовании простой электронной подписи мастер настройки предложит сформировать Положение об использовании простой электронной подписи.

Внутренний ЭДО рис.20.png

Перейдя по ссылке, откроется окно формирования необходимых для использования простой электронной подписи внутренних документов организации. Необходимо заполнить обязательные поля и нажать Сформировать положение.

Внутренний ЭДО рис.21.jpg

Автоматически будет сформирован необходимый комплект документов, который необходимо распечатать и заверить у руководителя организации.

Внутренний ЭДО рис.22.png

После чего необходимо перейти по ссылке Уведомление. Автоматически будут сформированы уведомления для сотрудников, указанных на предыдущих шагах настроек.
  
Внутренний ЭДО рис.23.png

Данные уведомления необходимо распечатать, а затем ознакомить ответственных сотрудников.

Внутренний ЭДО рис.24.jpg

После завершения настроек откроется форма просмотра электронного документа. Для установки подписи необходимо нажать кнопку Подписать.

Внутренний ЭДО рис.25.png

После подписания штамп визуализации электронной подписи появится в форме просмотра электронного документа.

Внутренний ЭДО рис.26.png

На вкладке Подписи можно просмотреть установленные, а также требуемые электронные подписи.

Внутренний ЭДО рис.27.png

Для получения ответственными лицами уведомлений, о необходимости выполнить действие с внутренним электронным документом, необходимо подключить систему взаимодействия - Сервис 1С-Диалог. Для этого необходимо перейти в Администрирование  - Интернет-поддержка и сервисы, затем развернуть группу Обсуждения и нажать кнопку «Подключить».

Внутренний ЭДО рис.28.png

В соответствующее поле необходимо ввести электронный адрес Вашей организации и нажать «Зарегистрироваться». Информационная база будет связана с данным адресом.

Внутренний ЭДО рис.29.png

Затем ввести код регистрации, отправленный на e-mail и нажать «Зарегистрироваться».

Внутренний ЭДО рис.30.png

Более подробно о системе взаимодействий можно ознакомиться, перейдя по ссылке https://its.1c.ru/db/v8317doc#bookmark:utx:TI000000335

Уведомления от бота 1С-ЭДО, будут отображаться во всплывающих сообщениях у сотрудников, участвующих в документообороте.

Внутренний ЭДО рис.31.jpg

Нажав на уведомление можно увидеть пояснение и ссылку на документ, который требует действий от пользователя.

Внутренний ЭДО рис.32.png

Если документ содержит ошибку его можно отклонить или аннулировать. Для этого необходимо нажать «Другие действия».

Внутренний ЭДО рис.33.png

Также подписать внутренний электронный документ можно из рабочего места Текущие дела ЭДО, перейдя в папку Подписать раздела Исходящие.

Внутренний ЭДО рис.34.jpg

Документы, обмен по которым завершён, доступны для просмотра в архиве ЭДО, а также перейдя по соответствующей ссылке из журнала документов учётной системы.

Внутренний ЭДО рис.35.png

Для изменения настроек внутреннего документооборота необходимо перейти в карточку организации, нажать ЭДО – Настройки внутреннего ЭДО.

Внутренний ЭДО рис.36.png

В открывшемся окне перечислены документы учётной системы, по которым можно создать внутренний электронный документ.

Внутренний ЭДО рис.37.png

В настройках можно изменить печатную форму документа и маршрут его подписания, а также возможно смена варианта подписания с простой на усиленную квалифицированную подпись.

Внутренний ЭДО рис.38.png


Более подробно о том, как настроить внутренний электронный документооборот, можно ознакомиться на сайте ИТС.

Сервис внутреннего документооборота поддерживает для подписания многие виды документов. Если нужного документа нет в списке, отправьте запрос по поддержке вида документа на электронный адрес edo@1c.ru или в центр идей сервиса 1С-ЭДО  (Текущие дела ЭДО – Есть идея?)

Ваша проблема решена?

Ваше сообщение отправлено.